Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedstaaten ist:

Die vollständige Anbieterkennzeichnung finden Sie im Impressum.

Pfortis wird in zwei verschiedenen Rollen tätig, und davon hängt ab, an wen Sie sich mit Ihren Rechten wenden:

• Verantwortlicher sind wir für die Daten unserer eigenen Vertragspartner und deren Benutzerkonten: Anmeldung, Kontoverwaltung, Rechnungsstellung, Sicherheitsprotokolle des Portals sowie diese Website.
• Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO sind wir für die Daten, die eine Hausverwaltung, ein Eigentümer oder ein Beherbergungsbetrieb in Pfortis einstellt oder in Pfortis entstehen lässt: Bewohner, Dienstleister, Zutrittscodes, Zutrittsereignisse, Klingelereignisse, Kamerabilder, Gästemeldescheine, WLAN-Freischaltungen, Aushänge am Schwarzen Brett und Anfragen samt angehängter Fotos und Dokumente. Verantwortlich dafür ist das jeweilige Unternehmen, nicht wir. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach dessen Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Sind Sie Bewohner, Dienstleister oder Gast, richten Sie Ihre Anfragen deshalb zuerst an den Betrieb, der Ihnen den Zugang eingerichtet hat. Erreichen uns solche Anfragen unmittelbar, leiten wir sie dorthin weiter und unterrichten Sie darüber.

Im Rahmen der Nutzung von Pfortis Cloud verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

• Stammdaten — Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle (Verwalter, Eigentümer, Mitarbeiter).
• Authentifizierungsdaten — Passwort-Hash (bcrypt), Session-Identifier, Zwei-Faktor-Geheimnisse, Reset-Tokens. Nutzen Sie die mobile App mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung, bleibt das biometrische Merkmal auf Ihrem Gerät; Pfortis erhält es nicht.
• Liegenschafts- und Zutrittsdaten — Gebäude- und Türdaten, Zutrittscodes, Gültigkeitszeiträume, zugewiesene Personen und Dienstleister.
• Zutrittsereignisse (Audit-Trail) — Zeitstempel, Tür-ID, verwendeter Code, Ergebnis (gewährt/verweigert).
• Klingelereignisse — Zeitpunkt, Tür und, sofern eine Kamera zugeordnet ist, ein Standbild der Person vor der Tür.
• Aushänge (Schwarzes Brett) — Titel, Text und Anhänge eines Aushangs, Name des Absenders, Zielgebäude, Empfänger und Lesestatus — siehe „Schwarzes Brett und Aushänge".
• Anfragen — Betreff, Kategorie, Gebäude, Nachrichten und Anhänge, Bearbeitungsstatus und Lesestände zwischen Bewohnern und Hausverwaltung — siehe „Anfragen an die Hausverwaltung".
• Technische Daten — IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Logdaten zu Anfragen an die API.
• Fehlerberichte und Geräteaktivität der App — siehe „Fehlerberichte und Nutzungsstatistik der App".

Ein großer Teil der Daten stammt nicht von der betroffenen Person selbst. Nach Art. 14 DSGVO nennen wir deshalb die Quellen:

• Von Ihnen selbst — bei der Registrierung, der Anmeldung, beim Ausfüllen von Formularen und wenn Sie in der App eine Anfrage an Ihre Hausverwaltung schreiben oder Fotos und Dokumente anhängen.
• Von der Hausverwaltung oder dem Eigentümer — Name und Kontaktdaten von Bewohnern, Mietern, Dienstleistern und Mitarbeitern, die einen Zutritt erhalten sollen, sowie Aushänge und Antworten auf Anfragen.
• Von Buchungssystemen — bei Beherbergungsbetrieben Name, Buchungsnummer sowie An- und Abreisetag aus dem Kalender des Hauses oder dessen Buchungsportal (iCal-Abgleich).
• Von der Anlage selbst — Zutritts- und Klingelereignisse entstehen an Türcontroller, Leser und Klingelanlage und werden von dort an die Cloud gemeldet.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Basis einer Rechtsgrundlage:

• Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — Bereitstellung des Dienstes, Verwaltung von Konten, Zugängen und Codes, Schwarzes Brett und Anfragen zwischen Bewohnern und Hausverwaltung.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — IT-Sicherheit, Missbrauchserkennung, Stabilität des Dienstes, anonymisierte Nutzungsstatistiken, Fehlerberichte und tägliche Geräteaktivität der mobilen App sowie die Nachvollziehbarkeit von Zutritten zum Schutz von Personen und Eigentum im Gebäude.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) — handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, die Meldepflicht für Beherbergungsbetriebe (§§ 29–30 BMG), Beauskunftungspflichten gegenüber Behörden.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — sofern wir Sie um eine ausdrückliche Einwilligung bitten, etwa für Benachrichtigungen über Telegram.

Für Beschäftigte, deren Zutritt über Pfortis verwaltet wird, tritt § 26 BDSG hinzu: die Verarbeitung ist auf das beschränkt, was für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle findet nicht statt.

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein:

• Hosting-Anbieter — ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Serverstandort Deutschland. Vertraglich zur DSGVO-konformen Verarbeitung verpflichtet.
• E-Mail-Versand — SMTP-Anbieter zur Zustellung von Login-, Reset- und Code-Benachrichtigungen.
• Fehlerprotokollierung — anonymisierte Logs, Aufbewahrung max. 30 Tage.

Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR) findet nicht statt.

Pfortis meldet Ereignisse über bis zu vier Kanäle. Welche davon aktiv sind, entscheiden Sie in Ihren Benachrichtigungseinstellungen bzw. der Betrieb, der Ihre Organisation verwaltet.

• Im Portal — die Nachricht bleibt in Ihrem Postfach innerhalb von Pfortis und verlässt unsere Systeme nicht.
• E-Mail — über den oben genannten SMTP-Anbieter.
• App-Benachrichtigung (Push) — die mobile App hinterlegt eine Gerätekennung (Push-Token). Betreff und Kurztext der Meldung laufen über den Push-Dienst von Expo (Expo, USA) und von dort über Apple bzw. Google an Ihr Gerät. Die Übermittlung erfolgt in ein Drittland; sie ist zur Zustellung erforderlich.
• Telegram — nur, wenn Sie den Kanal ausdrücklich verbinden. Betreff und Kurztext der Meldung werden dann an Telegram übermittelt, ebenfalls in ein Drittland. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit durch Trennen des Kanals widerrufen.

Nachrichteninhalte beschränken sich auf das, was zur Einordnung des Ereignisses nötig ist — Gebäude, Tür, Zeitpunkt und Anlass. Bei Aushängen und Anfragen enthält die Mitteilung außerdem den Titel bzw. Betreff und gegebenenfalls eine kurze Vorschau des Textes. Vollständige Zutrittscodes werden über keinen dieser Kanäle versandt.

Ist einem Gebäude eine Kamera oder eine Klingelanlage zugeordnet, kann Pfortis Bild- und Tondaten verarbeiten:

• Livebild — der Videostrom wird von der Kamera des Hauses durch unsere Server an die berechtigte Person durchgereicht und dabei nicht aufgezeichnet.
• Standbild beim Klingeln — klingelt jemand, wird ein einzelnes Bild gespeichert, damit die berechtigte Person auch später noch sehen kann, wer vor der Tür stand. Es wird nach 30 Tagen automatisiert gelöscht.
• Gegensprechen — Ton wird in beide Richtungen live übertragen, solange das Gespräch läuft. Eine Aufzeichnung findet nicht statt.

Dauerhafte Videoaufzeichnungen entstehen, wenn überhaupt, auf der Anlage des Gebäudebetreibers und nicht bei uns. Für die Videoüberwachung selbst — Zulässigkeit, Erfassungsbereich, Hinweisbeschilderung nach Art. 13 DSGVO — ist der Betreiber des Gebäudes verantwortlich, nicht Pfortis.

Die Kamera Ihres Mobilgeräts wird für Livebild und Klingel nicht verwendet. Die App nutzt sie nur, wenn Sie selbst ein Foto für einen Aushang oder eine Anfrage aufnehmen (siehe „Fotos und Dokumente in Aushängen und Anfragen").

Die Hausverwaltung kann über Pfortis Aushänge an die Bewohner ausgewählter Gebäude senden. Sie erscheinen am Schwarzen Brett der mobilen App und, sofern Push-Mitteilungen aktiv sind, als App-Benachrichtigung. Dabei werden verarbeitet:

• Inhalt — Titel, Text und bis zu fünf angehängte Bilder oder PDF-Dokumente, Zeitpunkt des Sendens und gegebenenfalls der letzten Bearbeitung.
• Absender — Name des Verwalters, der den Aushang gesendet hat, sowie das Konto, das ihn zuletzt bearbeitet hat.
• Empfänger und Lesestatus — an welche Gebäude der Aushang ging, welche Bewohner ihn erhalten haben, ob eine Push-Mitteilung zugestellt wurde und wann er zuerst gelesen wurde.

Einen Aushang sehen die Verwalter der Organisation und die Bewohner, die heute in einem der Zielgebäude wohnen. Die Verwaltung kann Titel, Text und Anhänge nachträglich ändern, einen Aushang abhängen und einen abgehängten Aushang endgültig löschen; dabei werden auch Empfängerliste, Lesestatus und Anhänge gelöscht. Im Protokoll der Verwaltungshandlungen bleibt nur der Titel. Eine feste Löschfrist gibt es nicht: Aushänge bleiben gespeichert, bis die Verwaltung sie löscht.

Bewohner und Hausverwaltung können über Pfortis zu einzelnen Anliegen — etwa einem Schaden, einer Frage zum Zutritt oder einem sonstigen Anliegen — Nachrichten austauschen. Je Anfrage werden verarbeitet:

• Angaben zur Anfrage — Betreff, Kategorie, betroffenes Gebäude, wer sie eröffnet hat, Bearbeitungsstatus (offen, in Bearbeitung, erledigt) und Zeitpunkt jeder Änderung.
• Nachrichten — Text, Name des Verfassers, Zeitpunkt und bis zu fünf angehängte Bilder oder PDF-Dokumente je Nachricht.
• Lesestände — bis wann der Bewohner und die Verwaltung die Anfrage gelesen haben und ob der Bewohner sie archiviert hat.

Eine Anfrage sehen nur der Bewohner, dem sie zugeordnet ist, und die Verwalter der Organisation, die Zugriff auf das betreffende Gebäude haben. Über neue Anfragen, Nachrichten und Statusänderungen informiert Pfortis per App-Benachrichtigung (siehe „Benachrichtigungen").

Eine automatische Löschfrist gibt es nicht. Eine Anfrage wird samt Verlauf und Anhängen gelöscht, wenn die Verwaltung die erledigte Anfrage endgültig löscht, wenn die Verwaltung die Person entfernt oder wenn der Bewohner sein App-Konto löscht. Archiviert der Bewohner eine Anfrage, wird sie nur in seiner Ansicht ausgeblendet, aber nicht gelöscht.

An Aushänge und Anfragen lassen sich Bilder und PDF-Dokumente anhängen. Sie werden auf unseren eigenen Servern gespeichert, nicht bei Dritten, und sind wie die übrigen Daten in unseren Datensicherungen enthalten.

• Bilder — vor dem Speichern entfernt der Server die eingebetteten Metadaten jedes Bildes, insbesondere EXIF-Angaben einschließlich des Aufnahmeorts (GPS). Erhalten bleibt nur die Angabe zur Bilddrehung. Bilder im HEIC-Format werden in JPEG umgewandelt.
• PDF-Dokumente — werden unverändert gespeichert. In der Datei enthaltene Dokument-Metadaten, etwa der Name des Verfassers, bleiben dabei erhalten.
• Nicht verwendete Uploads — eine hochgeladene Datei, die keinem Aushang und keiner Nachricht zugeordnet wird, wird nach 24 Stunden automatisiert gelöscht.

Kamera und Fotos in der App. Verwalter (für Aushänge und Anfragen) und Bewohner (für Anfragen) können in der App ein Foto aufnehmen oder ein vorhandenes Foto auswählen. Die Berechtigung für die Kamera fragt die App erst ab, wenn Sie diese Funktion nutzen. Für die Auswahl vorhandener Fotos verwendet die App die Fotoauswahl des Betriebssystems; einen Zugriff auf Ihre gesamte Mediathek benötigt sie dafür nicht. In der App geöffnete PDF-Dokumente werden auf dem Gerät zwischengespeichert und beim Abmelden gelöscht.

Damit die mobile App zuverlässig funktioniert, verarbeiten wir drei Arten technischer Daten. Beides geschieht ausschließlich auf unseren eigenen Servern; Analyse- oder Absturzdienste Dritter setzen wir nicht ein, und die Daten werden nicht zu Werbezwecken genutzt.

• Fehlerberichte — tritt in der App ein Fehler auf, sendet sie einen Bericht mit Fehlertext, Programmstelle (Stacktrace), der aufgerufenen Ansicht, App- und Betriebssystemversion, der Gerätekennung der App und der Organisation. Name und E-Mail-Adresse sind nicht enthalten. Vor dem Speichern entfernt der Server Zugangsschlüssel, E-Mail-Adressen, Kennungen und Adressparameter aus dem Text. Über die Gerätekennung bleibt ein Bericht dennoch Ihrem Konto zuordenbar.
• Tägliche Geräteaktivität — für jedes angemeldete Gerät halten wir einmal pro Tag fest, dass es aktiv war, mit Plattform, Betriebssystem- und App-Version. So erkennen wir, welche Versionen noch im Einsatz sind und ob ein Update Probleme verursacht. Die Versionsangabe nutzen wir außerdem, um festzustellen, ob die installierte Version noch unterstützt wird; dafür speichern wir nichts zusätzlich.
• Nutzungszähler — wie oft in der App ein Kamerabild geöffnet und das Sprechen gestartet wurde, nur als Summe je Tag, Organisation und Plattform, ohne Gerätekennung oder Konto. So sehen wir, welche Funktionen genutzt werden.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb der App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Fehlerberichte löschen wir nach 90 Tagen, die Geräteaktivität und die Nutzungszähler nach 400 Tagen, damit ein Vergleich über ein Jahr möglich bleibt. Löschen Sie Ihr Konto, wird die Geräteaktivität sofort mitgelöscht, und Fehlerberichte verlieren die Verbindung zu Ihrem Gerät. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es erforderlich ist:

• Konto- und Stammdaten — bis zur Löschung des Kontos durch Sie oder Ihren Verwalter.
• Zutritts- und Klingelereignisse — 24 Monate ab Ereigniszeitpunkt; danach automatisierte Löschung durch einen täglichen Lauf.
• Standbilder der Klingel — 30 Tage ab Aufnahme; danach automatisierte Löschung. Die kürzere Frist gilt, weil das Bild schwerer wiegt als der Eintrag, dass jemand geklingelt hat.
• Protokoll der Verwaltungshandlungen (wer hat wann einen Code, ein Gebäude oder ein Konto geändert) — 36 Monate ab Eintrag; danach automatisierte Löschung.
• Systemmeldungen und Zustellnachweise — Meldungen 12 Monate, der Nachweis, wer eine Meldung über welchen Kanal erhalten hat, 365 Tage; ein noch offener Alarm bleibt bis zu seiner Erledigung.
• Aushänge am Schwarzen Brett (samt Empfängern, Lesestatus und Anhängen) — keine feste Frist; bis zur endgültigen Löschung durch die Verwaltung.
• Anfragen (samt Nachrichten, Lesestatus und Anhängen) — keine feste Frist; bis zur endgültigen Löschung durch die Verwaltung, zur Entfernung der Person oder zur Löschung des App-Kontos.
• Nicht zugeordnete Uploads — 24 Stunden; danach automatisierte Löschung.
• Fehlerberichte der App — 90 Tage ab Eingang; danach automatisierte Löschung.
• Tägliche Geräteaktivität der App (App- und Betriebssystemversion je Gerät und Tag) — 400 Tage; danach automatisierte Löschung.
• Nutzungszähler der App (Summen je Tag, ohne Personenbezug) — 400 Tage; danach automatisierte Löschung.
• Reset-Tokens und Sessions — bis zum Ablauf bzw. zur Verwendung, max. 24 Stunden für Reset-Tokens, 30 Tage für Sessions.
• Buchhaltungsrelevante Daten — 10 Jahre gemäß § 147 AO und § 257 HGB.

Nutzt ein Haus die Hotelfunktion von Pfortis, füllen seine Gäste den gesetzlichen Meldeschein über eine öffentliche Seite aus. Sie ist ohne Konto erreichbar; autorisiert wird allein der signierte Link aus der Buchungsbestätigung. Dabei werden verarbeitet:

• Angaben zur meldepflichtigen Person — Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift (Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land) sowie An- und Abreisetag.
• Ausweisdaten — Ausweisart und Ausweisnummer, ausschließlich bei nichtdeutscher Staatsangehörigkeit (§ 30 Abs. 4 BMG). Bei deutscher Staatsangehörigkeit werden diese Felder gar nicht erst erhoben.
• Mitreisende — Vor- und Nachname sowie Staatsangehörigkeit. Kein Geburtsdatum, keine Anschrift.
• Nachweis der Erklärung — Zeitpunkt der Abgabe und die IP-Adresse, von der aus bestätigt wurde. Eine Unterschrift wird nicht erhoben.

Zweck ist die Erfüllung der Meldepflicht für Beherbergungsbetriebe (§§ 29–30 Bundesmeldegesetz). Die Daten werden 365 Tage nach der Abreise automatisiert gelöscht. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht; verantwortlich für die Erhebung ist der jeweilige Beherbergungsbetrieb, Pfortis verarbeitet die Angaben in seinem Auftrag.

Nutzt ein Haus das Gäste-WLAN-Portal, schaltet Pfortis das Endgerät des Gastes anhand seiner Buchungsnummer für die Dauer des Aufenthalts frei. Verarbeitet werden:

• Gerätekennung — MAC-Adresse des Endgeräts sowie MAC-Adresse des Accesspoints, über den die Anmeldeseite aufgerufen wurde.
• Zuordnung zum Aufenthalt — Buchungsnummer, Zeitpunkt der Freischaltung und deren Ablaufzeitpunkt. Daraus ergibt sich die Begrenzung auf fünf Geräte je Buchung.
• Technische Daten — IP-Adresse des Aufrufs der Anmeldeseite.

Die Freischaltung selbst führt die Netzwerkkonsole des Hauses aus (UniFi/Ubiquiti); dorthin wird die MAC-Adresse des Geräts nebst Freischaltdauer übermittelt. Inhalte der Verbindung, besuchte Seiten oder Datenmengen erhebt und speichert Pfortis nicht.

Ihnen stehen gegenüber init IT Services folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an [email protected].

Die Angabe Ihrer Stammdaten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; ohne sie lässt sich jedoch kein Konto führen und kein Zutritt einrichten — der Dienst kann dann nicht erbracht werden. Für Gäste von Beherbergungsbetrieben gilt eine Ausnahme: die Angaben auf dem Meldeschein sind gesetzlich vorgeschrieben (§§ 29–30 BMG), ihre Verweigerung kann die Beherbergung ausschließen und bußgeldbewehrt sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO findet nicht statt. Dass ein Zutrittscode automatisch abläuft oder eine Tür einen ungültigen Code abweist, ist die Ausführung einer zuvor von einem Menschen getroffenen Festlegung und keine Entscheidung im Sinne dieser Vorschrift.

Pfortis setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Anwendung erforderlich sind (Authentifizierung, Sitzungsverwaltung, CSRF-Schutz, aktive Organisation). Dazu kommt ein Cookie, das nur das von Ihnen gewählte Farbschema (hell, dunkel oder wie das Gerät) speichert, damit Portal und Startseite gleich aussehen. Eine Einwilligung ist hierfür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich.

Wir verwenden keine Tracker, kein Analytics-Pixel, keine Werbe-Cookies und keine Google-Fonts-Einbindung über CDN. Schriftarten werden bauzeitlich heruntergeladen und über unsere eigenen Server ausgeliefert.

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO ein, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust und Manipulation zu schützen:

• TLS-Verschlüsselung aller Datenübertragungen (HTTPS, MQTTS)
• Passwort-Hashing mit bcrypt, kein Klartext-Speicher
• Verschlüsselung sensibler Konfigurationsdaten (z. B. SMTP-Zugangsdaten) mit AES-256-GCM
• Row-Level-Security (RLS) zur Trennung der Mandanten in der Datenbank
• Audit-Trail aller administrativen und sicherheitsrelevanten Aktionen
• Geräteseitige Zertifikate (mTLS) für ESP32-Agenten

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes.

Für uns zuständig ist: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig. Durch Weiterentwicklung unseres Dienstes oder geänderte gesetzliche Vorgaben kann es notwendig werden, diese Erklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.

Stand: 01.01.2026
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